Gmina w tym roku usprawni komunikację z mieszkańcami przez nowe e-usługi
Gmina Morąg realizuje w tym roku projekt z zakresu wdrażania nowych e-usług oraz zakupu sprzętu pozwalającego usprawnić pracę Urzędu Miejskiego w Morągu oraz obsługę mieszkańców. W ramach projektu zostanie wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów. Zakup i wdrożenie oraz modernizacja systemów back-office (systemy dziedzinowe, system elektronicznego obiegu dokumentów, system zarządzania zasobami informacji przestrzennej, system obsługi rady gminy) pozwolą pracownikom Urzędu na automatyzację procedur wewnętrznych, a przez to szybsze procedowanie spraw, wyeliminowanie pomyłek, redukcję obciążenia żmudnymi powtarzalnymi czynnościami prowadzącą do poprawy jakości pracy – informuje Gmina Morąg.
Całe przedsięwzięcie jest dofinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko – Mazurskiego na lata 2014 – 2020. Całkowita wartość projektu wynosi 2 054 644,89 zł, z czego kwota dofinansowania wynosi 1 746 448,16 zł.
Jak będzie wyglądał i kiedy będzie wdrożony elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie?
W ramach projektu zostanie wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów, który spełnia przesłanki definicji usługi wewnątrzadministracyjnej A2A – system elektronicznego obiegu dokumentów będzie udostępniać usługę polegającą na możliwości przekazywania dokumentów między komórkami organizacyjnymi Urzędu, co umożliwia realizację zadań wewnątrz Urzędu drogą elektroniczną.
Jaki to będzie miało wpływ na kontakty mieszkańców z urzędem? Czy będą oni mogli kontaktować się online z urzędem i w jakim zakresie, jaki katalog spraw będę mogli w ten sposób załatwić?
Realizacja projektu posiada szerszy kontekst funkcjonalny i polega na:
zakupie sprzętu i oprogramowania niezbędnego dla realizacji wdrożeń zaplanowanych w projekcie, wyposażenie stanowisk pracowniczych
oraz stanowiska kancelaryjnego (zakup czytnika i drukarki kodów kreskowych, skanera dokumentowego),
– zakupie licencji systemu obiegu dokumentów,
– zakupie licencji systemu obsługi rady gminy,
– zmodernizowaniu systemu dziedzinowego,
– zmodernizowaniu i rozbudowaniu systemu zarządzania zasobami informacji
przestrzennej,
– przeprowadzeniu digitalizacji zasobów informacji przestrzennej,
– opracowaniu API zasobu informacji przestrzennej,
– zakupie licencji oprogramowania centralnej platformy e-usług mieszkańca (CPeUM),
– opracowaniu i wdrożeniu e-usługi na platformie ePUAP (3 usługi na 3. poziomie dojrzałości i 11 usług na 5. poziomie dojrzałości).
Modernizacja infrastruktury sprzętowej urzędu – zakup niezbędnego sprzętu i oprogramowania – pozwoli na uruchomienie dalszych działań w projekcie – wdrożeń systemów podnoszących wydajność pracy w jednostce i umożliwiających lepszą obsługę klientów.
Co da wprowadzenie takiego rozwiązania?
Zakup i wdrożenie oraz modernizacja systemów back-office (systemy dziedzinowe, system elektronicznego obiegu dokumentów, system zarządzania zasobami informacji przestrzennej, system obsługi rady gminy) pozwolą pracownikom Urzędu na automatyzację procedur wewnętrznych, a przez to szybsze procedowanie spraw, wyeliminowanie pomyłek, redukcję obciążenia żmudnymi powtarzalnymi czynnościami prowadzącą do poprawy jakości pracy. Z punktu widzenia mieszkańców działania te spowodują skrócenie czasu załatwienia sprawy oraz stworzą podstawy dla udostępnia możliwości załatwiania spraw przez Internet. Z punktu widzenia władz gminy działania spowodują poprawę wydajności pracy i redukcję kosztów funkcjonowania Urzędu.
Zakup licencji centralnej platformy e-usług mieszkańca:
Centralna platforma e-usług mieszkańca to portal integrujący wszystkie dane z innych systemów, informacje o świadczonych e-usługach przez ePUAP, spersonalizowane dane podatkowe. Jest to główny system funkcjonalny z punktu widzenia mieszkańca działający na styku Klient – Urząd. Dzięki niemu mieszkańcy mają dostęp do wszystkich produktów wytworzonych w ramach projektu. W szczególności portal zawiera:
1. Opisy wszystkich usług świadczonych przez urząd na platformie ePUAP, z których mieszkaniec może skorzystać w sposób elektroniczny;
2. Możliwość śledzenia postępu swoich spraw;
3. Podgląd swoich, spersonalizowanych danych o należnościach i zobowiązaniach z tytułu podatków i opłat lokalnych;
4. Możliwość dokonania płatności z tytułu podatków i opłat lokalnych;
5. Możliwość umówienia się na wizytę w Urzędzie.
System zarządzania zasobami informacji przestrzennej zostanie rozbudowany o nowe moduły / aplikacje dziedzinowe, zarządzające zasobami zdigitalizowanymi w ramach projektu. Portal mapowy wchodzący w skład systemu zostanie rozbudowany o możliwości udostępniania ww. zasobów. Zakłada się, że po modernizacji będzie on podstawowym sposobem dostępu do danych przestrzennych dla użytkownika zewnętrznego (bez konieczności instalacji rozszerzeń,
pluginów), w tym w zakresie udostępniania e-usług z obszaru planowania przestrzennego.
Planowane do wdrożenia nowe moduły/aplikacje:
1. Gospodarka przestrzenna – MPZP
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną dotyczącą MPZP polegającego na: prowadzeniu rejestru obowiązujących MPZP w formie tabelarycznej i mapowej; wyszukiwaniu działek ewidencyjnych wraz z automatycznym odczytywaniem kompletnych informacji o zagospodarowaniu przestrzennym działki; automatycznym generowaniu gotowych dokumentów wyrysu, wypisu i zaświadczenia z MPZP na podstawie cyfrowych wersji tych dokumentów (narzędzia wyrysu, wypisu i zaświadczenia umożliwią automatyczne generowanie kompletnych dokumentów z
możliwością wybrania działki lub kilku działek ewidencyjnych położonych w granicach jednego lub kilku MPZP, z możliwością dodania legendy, z automatycznym doborem formatu wydruku, selekcją informacji do zakresu przedmiotowej działki ewidencyjnej oraz z możliwością uruchomienia edytowalnych wersji dokumentów w celu wprowadzenia dodatkowych treści oraz automatycznego generowania dokumentów poprzez automatyczne odczytanie treści dokumentów planistycznych
z możliwością dodania ustaleń ogólnych oraz szczegółowych uchwały MPZP).
2. Gospodarka przestrzenna – studium
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną dotyczącą SUIKZP polegającego na: prowadzeniu rejestru obowiązujących SUIKZP w formie tabelarycznej i mapowej; wyszukiwaniu działek ewidencyjnych wraz z automatycznym odczytywaniu kompletnych informacji o zagospodarowaniu przestrzennym działki; automatycznym generowaniu gotowych dokumentów wyrysu, wypisu i zaświadczenia z SUIKZP na podstawie cyfrowych wersji tych dokumentów (narzędzia wyrysu, wypisu i zaświadczenia umożliwią automatyczne generowanie kompletnych dokumentów z
możliwością wybrania działki lub kilku działek ewidencyjnych położonych w granicach jednego lub kilku SUIKZP, z możliwością dodania legendy, z automatycznym doborem formatu wydruku, selekcją informacji do zakresu przedmiotowej działki ewidencyjnej oraz z możliwością uruchomienia edytowalnych wersji dokumentów w celu wprowadzenia dodatkowych treści oraz automatycznego generowania dokumentów poprzez automatyczne odczytanie treści dokumentów planistycznych
z możliwością dodanie ustaleń ogólnych oraz szczegółowych uchwały SUIKZP).
3. Gospodarka przestrzenna – decyzje
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną dotyczącą decyzji o warunkach zabudowy i decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego polegającego na: prowadzeniu rejestru decyzji o warunkach zabudowy i decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego w formie tabelarycznej i mapowej w odniesieniu do działek ewidencyjnych z możliwością edycji, usuwania i dodawania nowych decyzji, jak również z możliwością dodawania i odczytywania załączników, wyszukiwanie działek ewidencyjnych wraz z automatycznym odczytywaniem kompletnych informacji o zagospodarowaniu przestrzennym działki. Integracja z aplikacją dziedzinową dotyczącą obowiązujących MPZP w celu automatycznej weryfikacji aktualnego przeznaczenia przedmiotowej działki oraz uchwały MPZP. Automatycznym generowaniu gotowych dokumentów zaświadczenia z informacją o wydanych decyzjach o warunkach zabudowy i decyzji o
ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego. Moduł umożliwi rejestrowanie wniosków o wydanie /zmianę / przeniesienie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu składanych przez platformę ePUAP.
4. Gospodarka przestrzenna – oś czasu
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną polegającego na: prowadzeniu rejestru archiwalnych MPZP i SUIKZP w formie tabelarycznej i mapowej z możliwością edycji, usuwania i rejestrowania nowych uchwał, jak również z możliwością dodawania i odczytywania załączników, wyszukiwaniu pozycji w rejestrze archiwalnych MPZP i SUIKZP z możliwością sortowania oraz filtracji danych oraz odczytywania załączników. Odczytywaniu informacji o MPZP i SUIKZP według stanu na wybraną datę wstecz, generowaniu dokumentów wypisu, wyrysu i zaświadczeń według stanu na wybraną datę wstecz, wyświetlaniu stanu zagospodarowania przestrzennego gminy według stanu na wybraną datę wstecz w formie tabelarycznej i mapowej. Możliwości wybrania daty poprzez wpisanie daty, wybranie daty z kalendarza lub ustawienia daty na osi czasu.
5. Ewidencja miejscowości, ulic i adresów
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną dotyczącą Ewidencji Miejscowości, Ulic i Adresów (EMUiA) polegającego na: prowadzeniu rejestru EMUiA w formie tabelarycznej i mapowej zgodnie z modelem pojęciowym danych Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 stycznia 2012 r. w sprawie ewidencji miejscowości, ulic i adresów oraz z danymi PRNG w odniesieniu do działek ewidencyjnych z możliwością edycji, usuwania i
rejestrowania nowych obiektów jak również z możliwością dodawania i odczytywania załączników; wyszukiwaniu pozycji w rejestrze EMUiA z możliwością sortowania oraz filtracji danych oraz odczytywania załączników; automatycznym generowaniu gotowych zawiadomień o ustaleniu numeru porządkowego; automatycznym generowaniu zestawień statystycznych dla ustalonego okresu, statusu oraz obszaru gminy; eksportowaniu i importowaniu danych za pomocą plików
GML zgodnie z wymogami rozporządzenia.
6. Gospodarka przestrzenna – sprawy
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną polegającego na: prowadzeniu rejestru wydanych dokumentów wyrysów, wypisów i zaświadczeń w formie tabelarycznej i mapowej w odniesieniu do działek ewidencyjnych z możliwością edycji, usuwania i rejestrowania nowych dokumentów, jak również z możliwością dodawania i odczytywania załączników, wyszukiwaniu pozycji w rejestrze wydanych dokumentów z możliwością sortowania oraz filtracji danych oraz odczytywania załączników, automatycznym generowaniu gotowych raportów dla ustalonego okresu, uchwały oraz obszaru gminy.
7. Gospodarka przestrzenna – wnioski
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną dotyczącą wniosków do MPZP oraz SUIKZP polegającego na: prowadzeniu rejestru wniosków o sporządzenie lub zmianę MPZP oraz SUIKZP w formie tabelarycznej i mapowej w odniesieniu do działek ewidencyjnych z możliwością edycji; usuwania i dodawania nowych wniosków jak również z możliwością dodawania i odczytywania załączników; integracji z aplikacją dziedzinową dotyczącą obowiązujących
MPZP oraz SUIKZP w celu automatycznej weryfikacji aktualnego przeznaczenia lub kierunku zagospodarowania przedmiotowej działki oraz uchwały MPZP lub SUIKZP wnioskowanej do zmiany.
8. Gospodarka przestrzenna – renta planistyczna
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną polegającego na: zarządzaniu rejestrem terenów przewidzianych do opłaty planistycznej z automatycznym podziałem na tereny aktualne oraz archiwalne, prowadzenie rejestru obszarów z ustaloną opłatą planistyczną wraz z pełną informacją o numerze i dacie decyzji, kwocie ustalonej opłaty, a także formie i terminie jej wpływu, wsparcie przy zarządzaniu wpływami finansowymi gminy z tytułu naliczenia opłaty planistycznej w postaci raportów dla wybranych okresów. Intuicyjny panel do szybkiej analizy finansowej dla działki ewidencyjnej z uwzględnieniem zapisów MPZP z możliwością odczytania informacji odnośnie czasu obowiązywania danej stawki procentowej. Integracji z aplikacją dziedzinową MPZP I STUDIUM w celu skuteczniejszej kontroli procesów budowlanych i monitorowania ruchu budowlanego w jednostce gminnej.
9. Gospodarka przestrzenna – decyzje rolne i leśne
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną polegającego na: prowadzenie rejestru decyzji o zmianie przeznaczenia gruntów na cele nierolnicze i nieleśne oraz decyzji o wyłączeniu gruntu z produkcji.
10. Gospodarka przestrzenna – statystyka
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną polegającego na: generowaniu zestawień statystycznych na podstawie danych wektorowych będących w posiadaniu gminy w szczególności w odniesieniu do obowiązujących MPZP, SUIKZP oraz wydanych decyzji WZ i ULICP. Automatyczne generowanie zestawień statystycznych dedykowanych dla Głównego Urzędu Statystycznego, w postaci arkusza kalkulacyjnego, zestawień w wybranej przez użytkownika jednostce powierzchni (ha, ary, m2) oraz zestawień statystycznych z możliwością klasyfikacji przeznaczeń MPZP i kierunków SUIKZP zgodnie ze statystyką GUS PZP-1.
11. Gospodarka przestrzenna – analizy
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną polegającego na: tworzeniu analiz przestrzennych na podstawie danych wektorowych będących w posiadaniu gminy w szczególności w odniesieniu do obowiązujących MPZP, SUIKZP oraz wydanych decyzji WZ i ULICP m.in. obliczanie opłat za zajęcie pasa drogowego, analiz związanych z regulacją działek ewidencyjnych, analiz powierzchni terenów gminy przeznaczonych pod wskazany sposób użytkowania. Generowanie analiz przestrzennych w postaci arkusza kalkulacyjnego oraz w postaci mapowej pliku formatu shp.
12. Gminna ewidencja zabytków
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną polegającego na: prowadzeniu rejestru GEZ w formie tabelarycznej i mapowej w odniesieniu do działek ewidencyjnych z możliwością edycji, usuwania i rejestrowania nowych obiektów jak również z możliwością dodawania i odczytywania załączników, wyszukiwaniu pozycji w rejestrze GEZ z możliwością sortowania oraz filtracji danych oraz odczytywania załączników. Automatyczne generowaniu gotowych kart zabytków zgodnych z wymogami Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 maja 2011 r. w sprawie prowadzenia rejestru zabytków, krajowej, wojewódzkiej i gminnej ewidencji zabytków oraz krajowego wykazu zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem. Integracji z aplikacją dziedzinową dotyczącą
obowiązujących MPZP.
13. Mienie komunalne
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną polegającego na: prowadzeniu rejestru mienia komunalnego, w tym użytkowania wieczystego i dzierżaw w formie tabelarycznej i mapowej w odniesieniu do działek ewidencyjnych z możliwością edycji, usuwania i rejestrowania nowych obiektów jak również z możliwością dodawania i odczytywania załączników, wyszukiwaniu pozycji w rejestrze mienia komunalnego z możliwością sortowania oraz filtracji
danych oraz odczytywania załączników. Automatyczne generowanie gotowych wydruków z informacją z rejestru mienia komunalnego. Integracja z aplikacją dziedzinową dotyczącą obowiązujących MPZP. Moduł umożliwi rejestrowanie wniosków o dzierżawę lub najem nieruchomości stanowiących zasób gminy składanych przez platformę ePUAP.
14. Cmentarze
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną polegającego na: prowadzeniu ewidencji cmentarzy i grobów w formie tabelarycznej i mapowej w odniesieniu do działek ewidencyjnych z możliwością edycji, usuwania i dodawania nowych obiektów jak również z możliwością dodawania i odczytywania załączników, wyszukiwanie informacji z ewidencji cmentarzy i grobów poprzez podanie wybranych parametrów z bazy danych. Automatyczne generowanie karty informacyjnej obiektów. Inwentaryzacja cmentarzy wykonywana jest na podstawie zdjęcia wykonanego dronem, uzyskując ortofotomape dla terenu cmentarza z wysoką rozdzielczością wraz z fotoinwetaryzacją każdego grobu (minimum 2 fotografie).
15. Wycinka drzew
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną polegającego na: prowadzeniu rejestru wydanych zezwoleń na wycinkę drzew w formie tabelarycznej i mapowej w odniesieniu do działek ewidencyjnych z możliwością edycji, usuwania i dodawania nowych obiektów jak również z możliwością dodawania i odczytywania załączników, wyszukiwaniu pozycji w rejestrze z możliwością sortowania oraz filtracji danych oraz odczytywania załączników. Automatyczne obliczaniu wysokości opłaty za usunięcie drzew lub krzewów zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 13 października 2004 r. w sprawie stawek opłat dla poszczególnych rodzajów i gatunków drzew. Moduł umożliwi rejestrowanie wniosków wydanie zezwolenia na usunięcie drzew lub krzewów składanych przez platformę ePUAP.
16. Ewidencja wydanych decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną polegającego na: prowadzeniu rejestru decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach w formie tabelarycznej i mapowej w odniesieniu do działek ewidencyjnych z możliwością edycji, usuwania i dodawania nowych decyzji jak również z możliwością dodawania i odczytywania załączników, wyszukiwaniu działek ewidencyjnych wraz z automatycznym odczytywaniu kompletnych informacji o wydanych
decyzjach. Integracji z aplikacją dziedzinową dotyczącą obowiązujących MPZP. Moduł umożliwi rejestrowanie wniosków o wydanie/przeniesienie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach składanych przez platformę ePUAP.
17. Oświetlenie komunalne
Zakup aplikacji dziedzinowej w zakresie zarządzania informacją przestrzenną polegającego na: prowadzeniu ewidencji oświetlenia komunalnego w formie tabelarycznej i mapowej w odniesieniu do działek ewidencyjnych z możliwością edycji, usuwania i dodawania nowych obiektów, jak również z możliwością dodawania i odczytywania załączników, wyszukiwanie informacji z ewidencji oświetlenia komunalnego poprzez podanie numeru obrębu ewidencyjnego oraz numeru działki ewidencyjnej. Automatyczne generowanie karty informacyjnej obiektów, rejestrowaniu awarii i zgłoszeń, generowaniu raportów dotyczących kosztów zużycia i rozliczeń energii elektrycznej dla konkretnych obwodów.
18. Integracja z systemem EOD
Przewiduje się integrację systemu EOD w zakresie przekazywania dokumentów generowanych w systemach informacji przestrzennej. Integracja systemu EOD z modułem mapowym w zakresie lokalizacji danych sprawy na mapie w odniesieniu do działek ewidencyjnych. Moduł mapowy umożliwi wyświetlanie wyfiltrowanych danych na mapie i automatycznie przybliży widok do wybranych obiektów. Moduł mapowy umożliwi użytkownikowi również zmianę podkładów mapowych m.in. na widok ortofotomapy. Moduł umożliwi również tworzenie statystyk na podstawie danych będących w systemie podatkowym w odniesieniu do obrębów ewidencyjnych na przestrzeni wybranego okresu czasowego.
(red.)
