Krajowy System e-Faktur (KSeF) coraz bliżej. Przygotuj swoją firmę do e-fakturowania

Ustawa wprowadzająca obowiązkowy KSeF została już przyjęta przez Sejm i przekazana do prac w Senacie.  Zgodnie z jej założeniami obowiązek e-fakturowania co do zasady wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r. e-faktura to kolejny ważny element uszczelnienia systemu podatkowego, ale także wiele korzyści podatkowych i biznesowych dla przedsiębiorców.

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF przygotowując się do systemu, który będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. (dla sektora MŚP nierozliczającego się z VAT od 1 stycznia 2025 r.). Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Wdrożenie obligatoryjnego KSeF zoptymalizuje fakturowanie, obieg dokumentów i wykorzystywane przez przedsiębiorców systemy fakturowe.

Wdrożenie obligatoryjnego  e-fakturowania  przyczyni się do dalszego uszczelnienia VAT, będzie także oddziaływało na uszczelnienie w zakresie podatków dochodowych.

Konsultacje z biznesem

Ministerstwo Finansów (MF) przeprowadziło szerokie konsultacje publiczne projektu ustawy wdrażającej KSeF. Został on odpowiednio dostosowany do oczekiwań przedsiębiorców.

Wprowadziliśmy zmiany uwzględniające postulaty rynku:

Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.

Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.

Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.

Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.

Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.

Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.

Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.

W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.

Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.

W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.

Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.

Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Planujemy dialog z biznesem dotyczący projektów aktów wykonawczych do ustawy. Część rozwiązań regulujących kwestie technologiczne związane z obsługą systemu u podatników, czy te określające szczególne przypadki wyłączeń z obowiązku KSeF, zostały już wstępnie opracowane i dołączone do projektu ustawy na etapach prac rządowych – podatnicy mieli zatem możliwość zapoznania się z nimi łącznie z projektem ustawy.

Po uchwaleniu ustawy MF rozpocznie formalne procesy konsultacji z biznesem rozporządzeń wykonawczych.

Ujednolicenie zasad fakturowania oraz cyfryzacja rozliczeń oznacza szereg korzyści dla przedsiębiorców.

Korzyści podatkowe:

Podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym okresie. Skracamy maksymalny podstawowy termin zwrotu z 60 do 40 dni, co korzystnie wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.

KSeF to łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur.

Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.

Mniej obowiązków – podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Korzyści biznesowe:

Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zapewnia przedsiębiorcom uczciwą konkurencję. Nabywca ma pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.

Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.

Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym.

Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje liczbę pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych. Brak konieczności skanowania czy przepisywania faktur w formie papierowej czy graficznej – z XML-a można je bezpośrednio importować do systemów.

Usługa przechowywania oraz archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat zapewniona przez jest przez administrację, co daje możliwości dużych oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów.

Bezpłatne narzędzia KSeF dla podatników

Aplikacja Podatnika KSeF posiada funkcjonalności pozwalające na zarządzanie procesem fakturowania w każdym przedsiębiorstwie. Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia:

korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników,

zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami,

wystawianie i odbieranie e-Faktur w KSeF,

podgląd e-Faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech),

weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF (bez konieczności logowania).

Użytkownicy Aplikacji Podatnika mają do dyspozycji dwa dodatkowe środowiska testowe:

• wersję testową
• wersję przedprodukcyjną (demo).

Aplikacja e-Mikrofirma jest dostosowana do KSeF i umożliwia:

powiązanie istniejącego konta z KSeF,

wystawianie faktur w KSeF,

odbieranie faktur z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Aplikacja mobilna KSeF będzie dostępna w I kwartale 2024 r. Umożliwi wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie e-faktur w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca.

Dostępność i bezpieczeństwo KSeF

Dostęp do danych KSeF możliwy jest wyłącznie w toku czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej KAS.

KSeF cyklicznie przechodzi szczegółowe testy bezpieczeństwa. Zarówno dane w ramach KSeF jak i sama komunikacja z KSeF są szyfrowane. Autoryzacja w systemie jest zabezpieczona na najwyższych dostępnych poziomach. Wprowadzono mechanizm uwierzytelnienia pozwalający na weryfikację tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu.

KSeF jest utrzymywany przez Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) i dostępny 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.

Struktury logiczne KSeF

29 czerwca 2023 r. opublikowaliśmy zaktualizowaną wersję wzoru struktury logicznej FA(2) na ePUAP.

W lipcu 2023 r. udostępnimy środowisko testowe dostosowane do struktury logicznej wraz z dokumentacją, a 1 września 2023 r. środowisko produkcyjne.

Więcej informacji na temat wzorów struktury logicznej w komunikacie KSeF – zaktualizowana wersja wzoru struktury FA(2)

Szczegółowe informacje o KSeF i narzędziach dla podatników na stronie podatki.gov.pl/ksef

Pytania dot. KSeF można kierować na adres info.ksef@mf.gov.pl

(KAS Olsztyn)